Dateien, die sich finden lassen
Ein einfaches System für Ordner und Dateinamen, das auch nach sechs Monaten verständlich bleibt.
Ordnung in Dateien bedeutet, das richtige Dokument ohne lange Suche zu öffnen und die aktuelle Version zu erkennen. Ein perfekter Ordnerbaum ist dafür nicht nötig. Meist genügen einige beständige Regeln.
Nach Kontext gruppieren
Beginnen Sie mit Projekten oder Arbeitsbereichen statt mit Dateiformaten. Dokumente, Bilder und Tabellen eines Projekts werden häufig zusammen gebraucht. Verteilt man sie auf Ordner nach Dateiformat, muss man den Zusammenhang später wieder zusammensuchen.
Innerhalb eines Projekts können Ordner für Quelldateien, Materialien und Ergebnisse helfen. Fügen Sie eine weitere Ebene erst hinzu, wenn der bestehende Ordner tatsächlich unübersichtlich geworden ist.
Dateien für das spätere Ich benennen
Ein guter Dateiname verrät, was die Datei enthält, wozu sie gehört und wann sie erstellt wurde. Zum Beispiel: 2026-11-07_projekt_kostenvoranschlag_v02.pdf. Ein Datum im Format Jahr-Monat-Tag erhält beim Sortieren nach Namen die zeitliche Reihenfolge.
Nicht jede Datei braucht ein Datum oder eine Versionsnummer. Für laufend aktualisierte Informationen reicht ein klarer Name. Entscheidend ist, innerhalb eines Ordners keine unterschiedlichen Regeln zu vermischen.
Aktuelle Arbeit vom Archiv trennen
Abgeschlossene Projekte lassen sich als Ganzes ins Archiv verschieben. Im Arbeitsbereich bleiben aktuelle Unterlagen, und Verknüpfungen innerhalb eines Projektordners lassen sich leichter erhalten.
- Sammeln Sie zusammengehörige Dateien im Projektordner.
- Kennzeichnen Sie die endgültige Version mit einem verständlichen Namen.
- Löschen Sie Zwischenstände erst, nachdem Sie geprüft haben, dass sie nicht mehr gebraucht werden.
Wiederherstellung prüfen
Die Meldung „Sicherung abgeschlossen“ allein genügt nicht. Stellen Sie gelegentlich einige Dateien in einem separaten Ordner wieder her und öffnen Sie sie. Erst diese Prüfung zeigt, ob die Sicherung verwendbar ist.